目前，我國政府采購的代理機構內部管理存在諸多弊端。尤其是項目管理的不分層次、不設重點、沒有目標，嚴重影響了采購代理機構為客戶提供更好的服務，也制約了自身的發展。本文作者就從項目管理的角度為采購代理機構提出建議，旨在使他們加強管理，應對挑戰。

　　在市場經濟中，采購代理機構常會受到市場風險、經營風險和管理風險的內外夾擊。而管理風險是內部的，隱而不現的，因而其危害更為可怕。它不僅會使采購代理機構收益下降，市場份額減少，而且更為嚴重的是它可能使采購代理機構陷入法律訴訟的窘境。因此，采購代理機構要想在市場競爭中健康、穩定地長足發展，建立、健全自身的內部管理制度，降低管理風險很關鍵。

　　從目前來看，采購代理機構的內部管理狀況通常存在如下兩大缺陷：一是管理內容簡單，管理層次膚淺，僅滿足于法律規定的最起碼要求；二是管理內容零散，未形成一個統一的體系，管理形成的信息尚不能為決策服務。

　　項目管理是什么

　　所謂項目管理，簡單講是由專人進行的專項管理。專人管理，指管理工作由懂得業務且經驗豐富的人士來進行。專項管理是指在將采購代理機構的所有項目納入統一管理、統一規范的前提下，結合采購代理機構的經營管理策略，根據重要性原則，對重要項目實行專門管理，形成關鍵控制點，在管理中做到有的放矢。

　　良好的項目管理，不僅提高了管理的層次和深度，使各項管理制度的實施不再流于形式，而且有助于采購代理機構拓展市場、穩定收入，同時又大大降低風險。

　　三層次完善項目管理

　　在項目管理的實際過程中，根據采購代理機構管理層的需要，可以進行如下三個層次的管理：

　　層次一：針對性管理由于采購代理機構的采構項目繁多，不同性質的業務，其管理方式和側重點是有所區別的，用統一的要求來管理顯然是不合理的，更是不科學的。要對項目進行良好的管理，首先要對其按業務性質來分類，一般可劃分為常規采購項目、特殊采購項目。如對計算機、汽車、辦公設備等經常性項目，應當側重對產品價格、服務、品質的信息調研；而對一些諸如醫療設備等專業設備的采購，則應當側重對供應商的各項資質、業績及產品性能的審查核實。在管理過程中，應當嚴格地督促采購代理機構內部采購執業人員按照“公開、公平、公正”的原則，堅持規范的采購運作程序。對于常規性項目，采購一般會保持一定的穩定性，因此需對該類項目建立動態的數據庫。數據庫中應包括下列信息：項目供應商的經營規模、經營范圍等，以了解各供應商在行業中的地位、行業風險及商業信用、服務質量；項目負責人和助理人員，以對機構內人員進行監督；采購期間，前后采購期間的對比，可為改進工作、提高效率提供依據等等。

　　層次二：重點管理在上述分類的基礎上，還可按業務的規模進行細分，業務規模大的采購項目無疑是管理的重點。隨著政府采購制度的不斷深入發展，越來越多的采購項目進入到政府采購市場中來，尤其是一些大批量的貨物采購、市政工程建設項目等，對整個采購代理機構的業務收入而言，關系重大。在這種情況下，有兩方面必須考慮：一是由于這類業務收入在整個采購代理機構業務收入中占較大的比重，在采購代理機構的經濟利益可能受到影響的情況下，是否能保持其公正性；二是由于這類項目業務一旦喪失，會使采購代理機構大受損失，因此必須與采購人建立良好的公共關系，最大程度地為采購人提供滿意的服務。由此，對這類項目進行單獨管理，針對每一項目的特定情況研究制定相適應的采購策略與辦法，就顯得尤為重要。

　　對業務規模小的項目也不能忽視，因其可能存在兩種情況：一是由于采購代理機構在該方面的知識和經驗不足，應對其質量是否達到有關規定或服務是否令采購人滿意予以關注；二是該類采購項目市場尚待開拓。

　　層次三：進取性管理對項目可進一步細化，如按采購人行政層次可分為中央級、省級、地市級、區縣級、鄉鎮級項目采購；按采購項目種類可分為貨物類、服務類、工程類等。通過這種細分得到的統計數據，并結合政府公布的統計數據及其他資料，就可以大致推斷出采購代理機構的市場份額，并對采購代理機構的發展前景作出判斷，觀察出新的市場機會。采購代理機構此時可以結合自己的人才優勢，積極開拓新的政府采購市場。