一、信息管理的任務

　　信息管理的任務是保證自上而下，自下而上以及橫向間信息流暢通，擬定信息目錄和信息的編碼系統，加速傳遞并加強管理。對于各種會議和現場記錄、科學試驗、工程照片、事故處理等都做出明確規定，便于資料收集和檔案管理。實施最優控制，進行合理決策，妥善協調項目建設各有單位之間的關系。

　　二、信息管理的措施與方法

　　1、監理辦公室將配備電腦，由監理工程師和文秘負責信息管理工作；

　　2、現場將配備適當的通訊工具，以便信息傳遞。通訊工具包括手機、座機、對講機；

　　3、現場將配置一定的信息記錄設備，如照像機、攝像機等，要求現場監理對重要的施工現場進行記錄、拍照。

　　三、信息管理的內容

　　1、施工期間的信息收集

　　工程項目在整個施工階段，每天都發生各種各樣的情況，相應地包含著各種信息，需要及時收集和處理。因此，工程的施工階段，可以說是大量的信息產生、傳遞和處理的階段，工程項目信息管理工作，主要集中在這一段。

　　名稱收集內容

　　1、收集業主提供的信息

　　承建商在施工中，現場發生的各種情況均包含大量的內容，承建商必須掌握和收集這些內容。監理在現場中經收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經常向有關單位，包括上級部門、設計單位、業主及其他方面發出某些文件，傳達一定的內容。如向監理報送施工組織設計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表，各種項目自檢報告、質量問題報告、有關意見等。監理應全面系統地收集這些信息資料,此記錄是監理工程師的記錄，主要包括工程施工歷史記錄、工程質量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內容。

　　2、收集承建商的信息

　　承建商在施工中，現場發生的各種情況均包含大量的內容，承建商必須掌握和收集這些內容。監理在現場中經收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經常向有關單位，包括上級部門、設計單位、業主及其他方面發出某些文件，傳達一定的內容。如向監理報送施工組織設計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表，各種項目自檢報告、質量問題報告、有關意見等。監理應全面系統地收集這些信息資料。

　　3、監理現場記錄

　　此記錄是監理工程師的記錄，主要包括工程施工歷史記錄、工程質量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內容。

　　（1）現場監理人員的日報表

　　主要包括如下內容：當天的施工情況，當天參加施工的人員（數量等），當天施工用的機械（名稱、數量等），當天發現的施工質量問題，當天施工進度與計劃進度進行的比較（若發現施工進度拖延，應說明原因），當天的綜合評述，其他說明（應注意的事項）等。

　　（2）工地日記主要包括：現場監理人員的日報表，現場每日的天氣記錄，監理工作改變，其他有關情況與說明。

　　(3)、現場每日的天氣記錄

　　主要內容：當天的最高、最低氣溫，當天的降雨量、降雪量，當天的風力及天氣狀況，因氣候原因當天損失的工作時間等。若施工現場區域大或施工地點多，工地的氣候情況差別較大，則應記錄兩個或多個地點的氣象資料。

　　（4）駐施工現場監理負責人的日記

　　主要包括以下內容：當天所作的重大決定，當天對承包商所做出的主要指示，當天發生的糾紛及可能的解決方法，該工程項目業主（或其他代表）來施工現場談及的問題，當天與該工程項目業主的口頭談話摘要，當天對駐施工現場監理工程師的指示，當天與其他人達成的任何主要協議，或對其他人的主要指示等。

　　（5）駐施工現場監理周報駐施工現場管理負責人應每周向工程項目業主匯報一周內所發生的重大事件。

　　（6）駐施工現場監理月報

　　駐施工現場監理負責人應每月向業主匯報以下情況：工地施工進度狀況（與合同規定的進度作比較），工程款支付情況，工程進度拖延的原因分析，工程質量問題，工程進展中主要困難與問題，如施工中的重大差錯，重大索賠事件，材料、設備供貨困難，組織、協調方面的困難，異常的天氣情況等。

　　（7）駐施工現場監理負責人對承包商的指示主要內容：正式發出的重大指示，日常指示，在每日工地協調會中發出的指示，在施工現場發出的指示等。

　　（8）補充圖紙設計單位給施工單位的各種補充圖紙

　　（9）工地質量記錄主要包括試驗結果記錄及樣本記錄

　　4、收集工地會議記錄

　　工地會議是工程項目管理工作的一種重要方法，會議中包含著大量的信息，這就要求項目監理工程師必須重視工地會議，并建立一套完善的會議制度，以便于會議信息的收集。會議制度包括會議的名稱、主持人、參加人、舉行會議的時間、會議地點等，每次工地會議都會有專人記錄，會后應有工作會議紀要等。

　　第一次工地會議

　　（1）介紹業主、監理工程師、承建商的人員。（2）澄清組織（3）承建商的動員情況（履約保證金、進度計劃、保險、組織、人員、工料等）。（4）檢查業主對合同的履行情況（如提交水準點、圖紙、職責分工等）（5）檢查為監理工程師提供設備情況（如住宿、試驗、通訊、交通工具、水電等。）（6）明確例行程序。包括填報支付報表，下發有關表格，下發工程計量表，下發工程中間交工證書，明確工程項目監理辦公室與承建商之間往來信件、文件報表等公文手續，明確駐地工程項目監理工程師與承建商之間往來公文、驗收、支付手續，明確經常性工地會議召開的地點、大致時間等。第一次工地會議是以相互了解，檢查各方面準備情況，明確工程項目管理程序為主要目的。當上述目的達到，并滿足：（1）承建商已證實他認為工地周圍環境和情況是和投標時間相符；（2）承建商拿到施工圖紙且后續圖紙無需擔憂；（3）承建商已得到占用工地的權利時，監理即可下達開工令。

　　經常性工地會議

　　經常性工地會議一般每周開一次。這個會議有監理、承建商、業主參加。主要會議內容：確定上次工地會議紀要，當周進度總結，進度預測，技術事宜，變更事宜，財務事宜，管理事宜，索賠和延期，下次工地會議，以及其他。工地會議確定的事情視為合同文件的一部分承建商必須執行。工地會議記錄忠實于會議發言人，原始記錄，像流水帳似的，不要加記錄人的感情色彩，以確保記錄的真實性。

　　2、收集信息的加工整理

　　對收集信息進行加工，是信息處理的基本內容。其中包括對信息進行分析、歸納、分類、計算比較、選擇、建立信息之間的關系等方面的工作。

　　（1）信息處理的要求

　　要使信息能有效地發揮作用，在處理的過程中就必須符合及時、準確、適用、經濟的要求。

　　及時就是信息的傳遞速度要快；

　　準確信息要如實地反映實際情況；

　　適用就是信息要符合實際需要；

　　經濟采用什么樣的信息處理方式，必須根據符合經濟效果的要求來確定。

　　（2）收集的大量信息，找出信息與信息之間的關系和運算公式。從收集的少量信息中得到大量的輸出信息。信息處理包括收集、加工、輸入計算機、傳輸、存儲、計算、檢索、輸出等內容。

　　收集就是前面講到的，收集原始信息，收集是信息處理的首要步驟。

　　加工這是信息處理的基本內容。其中包括對信息進行分類、排序、計算、比較選擇等工作。通過加工信息，提供更多的有用信息。

　　傳輸信息借助于一定的載體（如紙張、磁盤等）在各部門之間傳播。通過傳輸形成各種信息流，暢通的信息流能為工程項目負責人提供可靠的工作依據。

　　存儲指的是對處理后的信息的存儲。存儲收集原始信息，便于查找原始信息。存儲處理后的信息，有的并非立即就有用，有的雖然立即使用，但日后還需應用或作為參考和依據。因此，就需要將他們全部存儲起來，建立檔案，妥善保管。

　　檢索就是查找，工程項目管理中既然存儲了大量的信息，為了查找方便，按某一條件建立索引文件，編制專門的查找程序，便于快速檢索。

　　輸出處理好的信息，按照要求編制各種打印報表文件。

　　（3）收集信息的分類

　　工程項目信息管理中，對收集來的資料進行加工整理后，按其加工整理的深度，可分為如下幾個類型：

　　第一類：對資料和數據進行簡單整理和濾波；

　　第二類：對信息進行分析，概括綜合能產生輔助決策的信息；

　　第三類：通過應用數學模型統計推斷可以產生決策的信息。

　　工程在施工過程中，依據當時收集到的信息所作的決策或決定有如下：

　　依據進度控制信息，對施工進度狀態的意見和指示

　　監理每月、每季度都要對工程進度進行分析對比并做出綜合評價，包括當月整個工程各方面實際完成，實際數量與合同規定的計劃數量之間的比較。如果某一部分拖后，應分析其原因。存在的主要困難和問題，提出如何解決的意見。

　　依據質量控制信息，對工程質量情況的意見和指示

　　監理應當系統地將當月施工中的各種質量情況，包括現場檢查中發現的各種問題、施工中出現的重大事故，對各種情況、問題、事故的處理情況除在月報、季報中進行階段性的歸納和評價外，如有必要可進行專門的質量情況定期報告。

　　依據投資控制信息，對工程結算情況的意見和指示

　　工程價款結算一般按月進行，要對投資完成情況進行統計、分析，在統計基礎上作一些短期預測，以便對業主在組織資金方面提供咨詢意見。

　　依據合同信息，對索賠的處理意見

　　在工程施工中，由于業主的原因或客觀條件使承包商遭受損失，承包商提出索賠要求；承包商由于違約使工程遭受損失，業主提出索賠要求。監理對索賠提出處理意見。